Con el propósito de evitar la saturación de sus repositorios y anaqueles, la Municipalidad Provincial de Huancayo a través del Área de Eliminación de Documentos del Archivo Central ha dispuesto la eliminación de un total de 1324 paquetes de documentos acumulados que ya perdieron su vigencia administrativa y legal. Esta significativa cantidad de papelería obsoleta equivale técnicamente a 166.71 metros lineales de archivos, una medida estandarizada que evita la necesidad de realizar un costoso conteo individual de folios uno por uno. La depuración, que se realiza de manera consecutiva por quinto año en la corporación municipal, abarca documentación inactiva proveniente de todas las gerencias, subgerencias, jefaturas y oficinas de la comuna provincial.
El proceso se aplica de manera rigurosa sobre aquellos documentos que han cumplido su ciclo de retención reglamentaria de aproximadamente diez años. Bajo este protocolo, los documentos permanecen inicialmente entre tres y cuatro años en los archivos de gestión de cada oficina de origen y, posteriormente, son transferidos al Archivo Central por un periodo similar hasta completar el plazo establecido.
La depuración se concentra principalmente en correspondencia ordinaria, como oficios, memorandos y cartas, además de series de carácter temporal, mientras que los documentos de valor normativo, como resoluciones, ordenanzas y acuerdos del Concejo Municipal, se preservan con carácter permanente y en ningún caso son destruidos.
El gerente de Secretaría General, Abog. José Alvino Arce, resaltó los beneficios de esta medida para el funcionamiento diario de la comuna provincial: "Hacemos eliminación de documentos de todas las unidades orgánicas de nuestra municipalidad provincial de Huancayo. Esta cultura la vamos realizando ya unos 5 años consecutivos y nos ayuda bastante a que nuestros archivos, tanto el Archivo Central como los Archivos Periféricos no sean copados totalmente, se haga espacio para que ingresen nuevos documentos".
También, Arce detalló que el Comité Evaluador de Documentos, presidido por el gerente municipal e integrado por los diversos funcionarios de la institución, ha avalado formalmente la procedencia técnica de este descarte.
Por su parte, la responsable de Eliminación de Documentos del Archivo Central, Betty Alarcón Salvatierra, explicó las etapas operativas del descarte y la importancia del control de cada área: "Hoy día se ha realizado la firma del acta de la eliminación de documentos de todas las gerencias, subgerencias, jefaturas, unidades y áreas. Son los gerentes quienes tienen que venir a firmar el acta para dar su conformidad y verificar toda la documentación de sus áreas que ha sido seleccionada para la eliminación".
Alarcón añadió que en gestiones anteriores el Archivo Central llegó a colapsar físicamente debido a que era utilizado de manera inapropiada como un almacén general de documentos, situación que en esta Gestión se ha corregido gracias a la implementación de estas depuraciones sistemáticas anuales.
Una vez suscrita el acta por los funcionarios responsables de cada área municipal, el expediente completo será derivado a la Dirección Regional de Archivo del Gobierno Regional de Junín para su respectiva fiscalización.
Los especialistas de este organismo regional tienen programadas dos visitas de control para realizar una verificación física exhaustiva de los paquetes e inventarios. Al término de esta revisión y tras levantarse cualquier posible observación, el Gobierno Regional emitirá la resolución correspondiente para proceder al retiro definitivo del material, el cual será trasladado y destruido bajo la estricta responsabilidad de la entidad regional.
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